Como trabalhar com PABX para reduzir custos telefônicos
Em um ambiente corporativo é importante saber como trabalhar com PABX caso queira otimizar a comunicação da sua organização. Um PABX (Private Automatic Branch eXchange) é uma rede telefônica privada usada por empresas ou organizações para gerenciar chamadas telefônicas recebidas e enviadas, além de se comunicar internamente.
Em comparação com os sistemas proprietários, os sistemas telefônicos PABX geralmente oferecem muito mais flexibilidade, pois usam padrões e interfaces abertas. A operação dos sistemas telefônicos PABX contemporâneos é baseada em hardware padrão, que é mais acessível e pode ser substituído com mais facilidade, o que não se pode dizer sobre sistemas fechados.
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Estrutura e operação do PABX
O termo PABX foi usado pela primeira vez para mostrar como os operadores de centrais telefônicas gerenciavam as centrais da empresa por meio do uso manual de circuitos de cabos. Posteriormente, os sistemas manuais foram substituídos por comutadores eletromecânicos automatizados e sistemas de comutação eletrônica.
O PABX quando comparado ao PBX é ainda mais automatizado, uma vez que permite a interação sem a necessidade de um operador. O PABX tem o diferencial de permitir a execução de ligações entre telefones internos sem intervenção manual e receber ligações externas.
Atualmente, o PABX é o mais utilizado no setor de telecomunicação e refere-se a sistemas complexos de comutação telefônica interna de todos os tipos. Entendendo como trabalhar com PABX, você pode se conectar aos dispositivos de comunicação da mesma maneira que os adaptadores, hubs, comutadores, roteadores e aparelhos telefônicos.
Esses sistemas apresentam tamanhos e complexidade diferentes: você pode encontrar sistemas PABX de comunicação corporativa muito caras e complexas, além de planos básicos hospedados em nuvem pagando uma taxa mensal mínima.
Você também pode encontrar sistemas simples de PABX para instalar em casa, projetadas com recursos básicos, funcionando como uma atualização para sua linha telefônica tradicional existente.
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Componentes de um PABX
Para começar a operar e entender como trabalhar com PABX você precisa saber sobre sua funcionalidade e componentes. Veja os principais abaixo:
- Um computador com memória responsável por gerenciar a alternância de chamadas no PBAX e dentro e fora dele.
- A rede de linhas no PBAX
- Console ou painel de comando para um operador humano (opcional)
- Se você usar um sistema telefônico PABX em sua empresa ou organização, poderá se comunicar internamente e com o mundo exterior por meio de diferentes canais de comunicação, como Voz sobre IP (VoIP), Rede Digital de Serviços Integrados (LSDN) ou analógico.
Graças a um PABX, você pode ter mais telefones do que linhas telefônicas físicas. Além disso, você pode fazer chamadas gratuitas entre usuários. Ao entender como trabalhar com um PABX, você pode desfrutar de recursos como transferências de correio de voz, gravação de chamadas, respostas de voz interativas (IVRs) e filas de chamadas do distribuidor automático de chamadas (ACD).
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Vantagens do sistema PABX
Os sistemas telefônicos PABX possuem vantagens importantes quando pensamos no fluxo de trabalho, redução de custos e na comunicação empresarial. Os funcionários podem transferir chamadas internamente, configurar um atendedor automático ou diretório de discagem por nome que permita um direcionamento para o ramal certo. Confira as principais vantagens.
Redução de custos
Talvez você não saiba que, mesmo quando está ligando para outro número em seu escritório, essa chamada está realmente sendo roteada pela central da companhia telefônica local. Portanto, se você quiser ligar para o seu assistente, a ligação será enviada para a central telefônica da empresa local e, em seguida, voltará à sua empresa para tocar no outro telefone, o que pode resultar em cobrança. Com um sistema de PBAX, a chamada seria roteada internamente, sem a necessidade de sair do prédio.
Controle centralizado
Um sistema telefônico PABX permite que todas as chamadas recebidas nos muitos telefones da empresa sejam acessadas por um mesmo número. Isso significa que, em vez de incluir uma lista longa de números de telefone individuais em diretórios ou anúncios, você pode listar apenas um número. Com um sistema telefônico PABX, as chamadas recebidas não bloqueiam outras. Sua equipe pode discar e fazer chamadas, mesmo quando outras pessoas ainda estiverem conectadas.
Roteamento flexível de chamadas
Os sistemas telefônicos PABX têm muitos recursos que você não obtém em um telefone comum. Por exemplo, você pode estar esperando uma ligação importante, mas depois ser convidado para uma reunião urgente em outro escritório do prédio.
Você pode programar seu telefone para que o sistema PBX encaminhe suas chamadas para outro telefone se você não atender dentro de um determinado número de toques. Este recurso “siga-me” pode ser amplificado para encaminhar suas chamadas para outros telefones ou encaminhar chamadas para o correio de voz.
A capacidade de encaminhar chamadas significa que você pode configurar uma série de roteamento caso uma pessoa, como um gerente de vendas, não esteja disponível para atender. A chamada será automaticamente encaminhada para outro membro da equipe de vendas.
Essas opções garantem que as chamadas vitais do cliente sejam atendidas. Você também pode optar por enviar chamadas para um grupo de telefones ou reproduzir mensagens específicas enquanto as pessoas aguardam na linha.
Configurações de ramais
Os sistemas de PABX, geralmente vêm com software que permite configurar cada linha da sua empresa. Os painéis de controle do PABX permitem conceder diferentes níveis de acesso a diferentes ramais; você pode limitar alguns telefones para que eles possam ligar apenas para outros ramais internos. Outros podem ser configurados para sair do prédio, mas não para longa distância. E você também pode restringir o acesso à discagem internacional em números de ramal especificados.
Monitoramento de custos
Os sistemas telefônicos PABX mantêm registros de todas as chamadas recebidas e efetuadas. Ser capaz de ver quantas chamadas sua empresa recebeu é um recurso que não está disponível em telefones convencionais.
Ao compreender como trabalhar com PABX você passa a enxergar as muitas possibilidades que esse sistema oferece. Essa função de relatório, por exemplo, permite ver quais departamentos estão realizando mais chamadas. Você pode descobrir que alguns ramais quase nunca recebem chamadas, enquanto outros têm filas de chamadas aguardando para serem atendidas mesmo sem ocupação dos atendentes.
Os relatórios de uso ajudam a ajustar a alocação telefônica para obter o melhor retorno do seu investimento em aparelhos celulares. Você também pode ver se os funcionários estão fazendo ligações pessoais e quanto tempo dura cada ligação para analisar a eficiência de toda a operação.
Integração com a internet
O mais recente avanço dos sistemas PABX é a capacidade de conectar-se à internet. Você pode canalizar suas chamadas através de um sistema chamado VoIP, que significa “Voice Over Internet Protocol”. Com um sistema conectado à Internet, suas chamadas são enviadas para os aparelhos telefônicos nas mesas de seus escritórios.
Você não precisará pagar nenhuma conta telefônica porque, tecnicamente, ninguém na sua empresa fará chamadas telefônicas. Seu roteador da internet envia chamadas para cada telefone VoIP em seu prédio da mesma maneira que pode gerenciar várias conexões diferentes da internet a partir dos computadores da sua empresa.
Se você estiver preocupado com o custo da instalação de um sistema PABX, o Cloud resolverá seus problemas. Quando as pessoas se referem à “nuvem”, estão falando sobre serviços acessados pela Internet. No cenário de nuvem, tudo o que você precisa é de um navegador no seu computador e uma conexão com a internet.
Menos manutenção
Como os sistemas baseados na nuvem não precisam ser instalados em suas instalações, não é necessário comprar equipamentos adicionais. Isso significa menos preocupação e menos custos com técnicos.
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Tipos de PABX
PABX analógico tradicional
A tecnologia dos sistemas telefônicos PABX originais são baseados em telefones fixos. A operação deles depende de um hardware PBX físico. As linhas telefônicas fixas tradicionais entram no escritório e conectam-se a uma caixa de PBX. Em seguida, as linhas telefônicas são distribuídas para cada mesa do escritório. Os PABXs tradicionais são geralmente utilizados para mais de 50 funcionários.
PABX IP
Também é possível adquirir um sistema telefônico IP PABX, que usa a tecnologia VoIP e redes IP como a Internet para canalizar chamadas. Os PABXs IP oferecem uma ampla variedade de recursos. São geralmente utilizados para empresas com mais de 50 funcionários.
PABX hospedado
A operação dos serviços de PABX hospedados é baseada na nuvem. As empresas on-line que fornecem esses sistemas oferecem uma taxa mensal. O serviço é gerenciado através da Internet. Os PABXs hospedados são genéricos e não podem ser adaptados às suas necessidades. No entanto, eles são bastante acessíveis e não exigem nenhum investimento inicial. PABXs hospedados podem ser utilizados em empresas de 5 a 50 funcionários.
PABX virtual
Os PABXs virtuais podem ser caracterizados como versões “leves” de PABXs hospedados. A operação de um PABX virtual é semelhante à de um PABX hospedado, mas, geralmente, possui menos recursos. Pode ser uma boa opção para quem precisa de um sistema telefônico com um som profissional de maneira rápida e acessível.
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Entendeu como trabalhar com PABX? O artigo foi útil para você? Deixe suas considerações abaixo. Para tirar dúvidas específicas sobre como o PABX pode trazer benefícios para a sua empresa entre em contato conosco.
Fonte: https://pinngle.me/blog/what-is-a-pbx-phone-system-and-how-does-it-work/
https://www.messagingservice.com/blog/benefits-of-a-pbx-phone-system/
