Como ter um atendimento eficiente e centralizado no WhatsApp

O WhatsApp chegou ao mercado em 2009 e, rapidamente, se tornou um dos aplicativos mais baixados em todo mundo. A variedade de recursos — como áudio, texto, vídeo e gifs — contribuiu para que mais de dois bilhões de usuários passassem a utilizar o aplicativo quase que diariamente.

Não é difícil imaginar que esse número despertou o interesse das empresas, que logo passaram a oferecer atendimento via WhatsApp, não é mesmo?

As organizações têm utilizado o atendimento via WhatsApp como um canal para realizar vendas, enviar notificações, suporte e canais de dúvidas, qualificação de leads, tracking de pedidos, token de acesso e, por meio de plataformas de comunicação, é possível ainda criar fluxos conversacionais automatizados.

Mas, assim como qualquer estratégia de atendimento ao cliente, para garantir um atendimento por WhatsApp eficiente e centralizado, é importante definir estratégias e seguir algumas boas práticas.

Neste post, selecionamos algumas dicas para otimizar seu atendimento pelo WhatsApp. Confira!

1- Tenha um contato exclusivo para a empresa

Mesmo as menores empresas precisam ter um contato de WhatsApp exclusivo. Por isso, não utilize o número pessoal para atender clientes. Isso ajuda a manter o profissionalismo e delimitar horários de atendimento.

2- Garanta um atendimento ágil

Dentro do horário estabelecido, agilidade é essencial. Afinal, as pessoas esperam um atendimento praticamente instantâneo quando utilizam o WhatsApp.

Usar recursos como agentes digitais e chatbots podem ser uma boa solução para esses casos, já direcionando os usuários para os atendentes de acordo com suas necessidades.

3- Mantenha as informações do cliente centralizadas

Toda informação fornecida pelo cliente é importante. Portanto, se torna imprescindível ter uma solução para armazená-las e que permita um fácil acesso aos profissionais do atendimento.

Dessa forma, eles podem acessar esse banco de dados e encontrar informações relevantes sobre o cliente, que podem ser utilizadas para um atendimento mais personalizado, além de tornar a comunicação muito mais fácil, já que o cliente não precisa repetir informações desnecessariamente.

4- Acompanhe métricas e identifique oportunidades

Existem soluções que fornecem métricas e estatísticas referentes a seu perfil comercial na plataforma.  Através delas, você pode identificar insights interessantes e relevantes ao seu negócio no WhatsApp.

Isso permite que você explore novas alternativas, faça testes e analise os resultados com mais facilidade.

5- Estabeleça um fluxo centralizado de atendimento com automatização

É fundamental entender qual será o processo de atendimento. Lembrando que, por ser uma plataforma de mensagens instantâneas, as respostas devem ser enviadas no tempo exigido.

Além de usar recursos que supram a demanda de mensagens e facilitem o contato com o cliente, como os chatbots – que são assistentes conversacionais desenvolvidos para interagir com pessoas por meio de um fluxo de conversas programadas – existem soluções que centralizam o atendimento.

Com elas é possível centralizar o atendimento da sua equipe utilizando um único número, ao mesmo tempo, por vários atendentes. E o melhor: de forma simples, humana e personalizada.

Principais fatores para oferecer um excelente CX

Proporcionar a melhor experiência ao cliente deve ser um dos principais objetivos da sua empresa para conseguir se diferenciar dentro de um mercado cada vez mais competitivo.

Mas você sabe quais são os principais fatores para o Customer Experience (CX) te ajudar a alavancar a estratégia de fortalecimento da sua marca?

O que é CX?

Customer experience é a experiência que o cliente tem com a sua marca desde o primeiro contato feito, seja online ou offline, até o momento de fidelização, o desfecho ideal da jornada do cliente.

Isso abrange o conjunto de experiências, sensações e percepções que uma pessoa tem ao interagir ou se relacionar com a marca.

O objetivo é criar experiências únicas para o cliente, baseadas nas necessidades dele, aumentando assim as taxas de conversão, retenção e fidelização.

Quais são os principais fatores para oferecer um CX de excelência?

A estratégia de Customer Experience deve fazer parte da cultura da sua empresa. Não basta que existam ações pontuais, mas sim que isso seja colocado em prática ao longo de toda a jornada do cliente com a marca. Alguns dos principais fatores são:

1 – Personalizar atendimentos e suporte

É importante ajudar o cliente a conseguir o que ele busca, individualizando ao máximo possível a sua experiência e mostrando que compreende as circunstâncias específicas da situação do consumidor.

Também é fundamental entender as necessidades do cliente, saber o histórico dele com a sua empresa, conhecer suas preferências e oferecer soluções personalizadas.

2 – Superar expectativas

Em um mercado cada vez mais competitivo, não basta apenas atender as expectativas, é necessário superá-las e a melhor maneira de fazer isso é entendendo o que seu cliente espera da sua empresa e alinhando o seu time para entregar isso.

Além disso, invista em responder agilmente os clientes e guiá-los, quando necessário, ao longo dos processos, fornecendo informações essenciais para que ele tenha uma experiência positiva com os seus produtos ou serviços.

3 – Diminuir o tempo e os esforços do cliente para atingir seus objetivos

O tempo e os esforços do cliente são ativos muito valiosos e não podem ser desperdiçados.

Isso significa que para melhorar a experiência do cliente, a sua empresa deve diminuir ao máximo as etapas e burocracias necessárias para o cliente conseguir o que deseja, seja um atendimento, resolver uma dúvida ou comprar o produto.

Ofereça informações, manuais e conteúdos certeiros para as necessidades dele e diminua o tempo de espera para atendimentos, ofertando opções personalizadas de autoatendimento.

Qual é a importância do CX?

Ao investir numa estratégia efetiva de Customer Experience, a sua empresa se diferencia no mercado, reduz os custos de aquisição de novos clientes (pois investe na fidelização) e ainda pode conseguir novos clientes.

Na Akiva, a área de Customer Experience, por meio da Curadoria, atua em todas as etapas da jornada do cliente. Desde o momento da contratação, até a implementação da solução mais adequada e toda a experiência com a ferramenta, o CX está presente. Seja qual for a solução da Akiva escolhida, a área de Curadoria dará todo o suporte para aproveitamento da ferramenta e insights para o melhor planejamento.

E para completar, diferentemente de outras empresas do segmento que oferecem o serviço, a Akiva não cobra pelo suporte. Todo o trabalho está incluso em qualquer que seja o produto ou serviço escolhido pelo cliente.

Visite o nosso site e fale com os nossos consultores para se tornar um cliente!

 

Anatel: medidas para tentar combater o telemarketing abusivo são aprimoradas

A Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel) determinou às prestadoras de serviços de telecomunicações a implantação de novas medidas para combater o telemarketing abusivo.

As ações incluem criação de portal público para que o consumidor consulte o número de telefone e veja qual empresa fez a ligação. Além disso, o bloqueio de números que não cumprem as normas será prorrogado.

O objetivo da Agência é combater o excesso de ligações que importunam a população em geral e que contrariam a Lei Geral de Telecomunicações, que estabelece o dever do usuário dos serviços de telecomunicações de utilizar adequadamente os serviços, equipamentos e redes de telecomunicações.

Neste post, explicaremos detalhadamente o que muda com as novas medidas implementadas pela agência e o que já vem sendo feito para combater o telemarketing abusivo.

O que é telemarketing abusivo

A Anatel considera como telemarketing abusivo empresas que fazem ao menos 100 mil ligações por dia que não chegam a ser completadas quando o consumidor atende ao telefone, ou que sejam desligadas automaticamente em até três segundos.

Para fazer esse tipo de chamada, as empresas utilizam os chamados robocalls, que ligam automaticamente para o contato.

Novas medidas

A Agência anunciou a manutenção e a criação de novas medidas, descritas a seguir:

– Manutenção da determinação de bloqueio dos números que fazem ligações automáticas consideradas abusivas (mais de 100 mil chamadas que durem de zero a três segundos). A medida, em vigor desde junho, será prorrogada até 30 de abril de 2023.

– Ampliação da determinação para bloquear as linhas telefônicas de uma empresa quando:

1) a empresa fizer ao menos 100 mil chamadas por dia, somando todas as linhas telefônicas;

2) se 85% das 100 mil chamadas feitas pela empresa tiverem duração de zero a três segundos;

Os bloqueios determinados pela medida cautelar precisam ser feitos pelas próprias operadoras de telefonia.

– Divulgação mensal do nome das empresas que mais perturbarem o consumidor praticando o telemarketing abusivo.

– As operadoras terão a obrigação de criar um portal público e unificado para que o consumidor consulte a empresa titular do número que está fazendo as ligações inoportunas.

Em caso de descumprimento das determinações, as empresas podem ser multadas em até R$ 50 milhões – e a sanção pode ser aplicada nas operadoras, nas empresas que contratam o serviço de telemarketing abusivo e nas empresas que prestam o telemarketing abusivo.

Outras medidas

A Anatel vem atuando desde 2019 junto com as operadoras de telefonia para tentar combater o telemarketing abusivo.

A primeira ação foi a criação do portal “Não Perturbe”. A segunda, em 2021, foi a criação do prefixo 0303 para identificar chamadas de telemarketing. O uso do prefixo é obrigatório pelas empresas.

Neste ano, a agência anunciou a medida de bloqueio às chamadas feitas por robôs e o início da cobrança das chamadas de zero a três segundos.

Desde junho até o dia 8 de outubro, a Anatel registrou 16,3 bilhões de chamadas curtas que deixaram de ser realizadas, por conta das medidas adotadas.

Discador preditivo Akiva: Solução atende todas as normas da Anatel, inclusive, as que entraram em vigor em 3 de novembro

Já falamos muito sobre o discador preditivo – a solução que elimina o tempo ocioso entre as chamadas e oferece funcionalidades de discagem com recursos que tornam o seu atendimento altamente eficiente e lucrativo.

Mas o que você ainda não deve saber é como o discador preditivo auxilia a sua empresa na adaptação dos processos para estar totalmente em conformidade com as novas medidas divulgadas pela Anatel em outubro deste ano.

Desde o início da vigência das normas, quase 300 empresas já tiveram suas linhas telefônicas bloqueadas pela Agência por praticar telemarketing abusivo. Sem falar que em caso de descumprimento das determinações, as multas podem chegar até R$ 50 milhões.

E nós sabemos que você quer ficar de fora dessa, não é mesmo? Neste post te mostramos como o discador preditivo é a solução perfeita para sua empresa se adequar a cada uma das novas medidas implementadas pela Anatel. Confira!

1)    Bloqueio das linhas telefônicas que fazem mais de 100 mil short calls por dia.

O discador preditivo consegue controlar as quantidades de chamadas, evitando que seus clientes ultrapassem o limite e descumpram a essa nova norma. O algoritmo de previsão é capaz de acelerar ou desacelerar sua taxa de discagem para evitar a ocorrência de ligações que ultrapassem o limite permitido.

2)    Além da cobrança de chamadas que duram até 3 segundos, a medida foi ampliada para o bloqueio da linha que realize esse tipo de ligação em 85% das 100 mil chamadas feitas pela empresa.

O discador preditivo consegue detectar pela sua tecnologia, antes de efetuar a ligação, 80% dos números improdutivos. O algoritmo da solução conecta seus agentes do call center apenas a chamadas ativas, pulando números ocupados, números fora de alcance e sem resposta.

3)    Entrega de relatórios quinzenais de bloqueio, tráfego e de maiores ofensores pelas operadoras.

O discador preditivo reúne todas as informações necessárias para o acompanhamento e análise operacional, incluindo relatório de quartil online. Além disso, a solução fornece métricas e KPIs valiosos em tempo real.

Não podemos nos esquecer também que as operadoras farão a divulgação mensal do nome das empresas que mais perturbam o consumidor praticando o telemarketing abusivo. Portanto, não espere e corra o risco de aparecer nessa lista.

Solução simples, ágil e automatizada

As novas medidas têm vigência até, pelo menos, abril de 2023. Sua empresa já está pronta?

Não se preocupe! O discador preditivo da Akiva é uma solução moderna, completa e inteligente.

Entre os principais benefícios, está a diminuição da taxa de abandono das ligações; o aumento do número de chamadas realizadas e concluídas durante o dia; mais produtividade para o time; além de, claro, redução de custos para a empresa.

O discador preditivo Akiva completa cerca de 10 milhões de chamadas por mês para todo o Brasil, usando aproximadamente três mil licenças de uso. Sem falar que está em conformidade com todas as normas da Anatel, o que te isenta de quaisquer problemas futuros. Não perca tempo e acesse nosso site para ser um cliente!

Anatel: Por que muda as regras de telemarketing constantemente

A Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel) anunciou, em junho deste ano, algumas medidas que atualizam regulamentações já existentes e permitem maior controle das operações dos call centers.

O objetivo é controlar as ligações consideradas abusivas e, assim, proteger o consumidor.

Quer entender um pouco mais sobre o papel da Anatel na defesa dos direitos do consumidor e porque as regras mudam constantemente? Leia este post!

O que é Anatel

A Agência Nacional de Telecomunicações (Anatel) foi a primeira agência reguladora criada no país e é a entidade estatal que tem como responsabilidade regularizar o setor de telecomunicações.

Isso se dá, principalmente, por meio de fiscalizações de serviços, expedição e edição de normas e intermediação de conflitos que podem acontecer entre as operadoras de telecomunicações e os consumidores.

A agência realiza, por exemplo, o lançamento de ferramentas de atendimento e transparência, recebe reclamações contra operadoras e ainda faz levantamentos com pesquisas de satisfação de usuários de serviços de telecomunicação.

Tudo isso, visando garantir a qualidade da prestação de serviços e os direitos dos consumidores das empresas de telecomunicação nas áreas de telefonia fixa e móvel, radiodifusão, TV por assinatura e outros serviços de telecomunicação.

Anatel e os direitos do consumidor 

A agência possui uma série de regras que visam, por exemplo, proteger clientes de eventuais práticas abusivas e garantir a qualidade dos serviços prestados.

Em 2015, a Anatel registrou o recorde de 4 milhões de queixas em diferentes categorias de serviços, mas especialmente ao que envolvia o telemarketing.  A partir dai, teve início uma forte articulação para o desenvolvimento de medidas que reduzissem todas essas reclamações.

Desde 2019, a Anatel vem bloqueando ligações que são consideradas abusivas. Porém, as reclamações – principalmente as relacionadas ao telemarketing – voltaram a liderar em quantidade neste ano, chegando a quase um milhão de queixas.

Somente em junho deste ano foram interrompidas linhas que faziam mais de 100 mil chamadas por dia. A agência criou um prefixo próprio para identificar esses tipos de chamadas e até encerrou a gratuidade de três segundos. A última ação de combate foi a suspensão de 180 empresas de telemarketing, que podem ser multadas em até R$ 13 milhões. 

Por isso, é importante reavaliar as condições e manter o canal de contato com os consumidores para aplicar medidas mais efetivas, sempre. O que funcionava há dois anos, pode precisar de ajustes e novas considerações para realmente ser eficaz em novos cenários e contextos. 

Os números, de fato, começaram a melhorar. De acordo com relatório da Anatel, o número de chamadas abusivas de telemarketing teve queda de mais de 43% entre junho e setembro deste ano. Porém, usuários de todo o Brasil continuam reclamando em vários canais oficiais e extraoficiais sobre a continuidade dessa prática.

Por isso, as fiscalizações e medidas seguem severas e sendo reavaliadas a cada período. A Akiva está 100% em conformidade com o cumprimento de todas novas exigências impostas pela Anatel. Visite nosso site, conheça nossos serviços e continue operando tranquilamente.