O que é RPA automação e por que é importante para a empresa?

Talvez você já tenha ouvido falar em RPA automação, mas não saiba exatamente o que ele pode fazer pela sua empresa. Quando se fala em transformação digital, muitas empresas já ficam alvoroçadas e preocupadas achando que robôs irão começar a transitar pela empresa e substituir os humanos.

Não é bem por aí… Na verdade, a transformação digital tem o intuito de fazer com que seus colaboradores tenham mais eficiência e tempo para desenvolver trabalhos que realmente importam e sejam menos operacionais. 

Sua equipe esforçada de colaboradores poderá se empenhar em fazer a diferença realmente para a sua empresa, de maneira criativa e orgânica.

Pensando nisso, a RPA – que significa Robotic Process Automation – aparece como uma inovação tecnológica que automatiza alguns processos da sua empresa com foco em aumentar a produtividade da empresa.

Assim, aquelas tarefas repetitivas que antes não podiam ser realizadas por sistemas por necessitar de tomada de decisão e aprendizado contínuo podem ser finalmente automatizadas, com menos erros. É isso que a tecnologia possibilita.

Essas inovações promovem mais bem estar, agrega mais valor aos colaboradores, mas também aos clientes e ainda ajuda sua empresa a reduzir custos. 

O que é RPA?

A sigla RPA significa Robotic Process Automation, que em português seria automação de processos, que utiliza alguns softwares ou “robôs” para realizar certas atividades.

Tem como principal objetivo desenvolver tarefas repetitivas de baixa importância ou consideradas operacionais. 

Como funciona?

Basicamente o RPA automação imita a atuação de um ser humano realizando as atividades direto de um computador. Ele tem uma interface intuitiva com recursos de arrastar e soltar, o que permite a definição de sequência de cliques e comandos de uma pessoa ao acessar. 

Quais os diferenciais?

Diferente de outras formas de automação, o RPA tem mais flexibilidade, agilidade e capacidade de adaptação de processos quando comparados a outras ferramentas empresariais, sem a necessidade de acompanhamento humano. 

Aplicações do RPA automação

Você pode estar se perguntando, agora que já entendeu melhor do que se trata, onde pode usar o RPA automação na sua empresa? Posso usar em quais processos? Para facilitar quais atividades? Pode ser aplicado em tarefas simples como disparo automático de e-mails e outras tarefas mais complexas.

Geralmente ele é mais usado na área de atendimento ao cliente para oferecer mais qualidade e gerar mais satisfação. Existem outras possibilidades, algumas delas estão listadas abaixo:

• Registrar atualizações
• Verificar pedidos
• Abrir histórico de dados de clientes
• Cobrança de clientes
• Envio de notificações
• Atualização de perfis de clientes e funcionários
• Encerramento de contas
• Geração de relatórios 
• Realizar cálculos complexos
• Gerenciar banco de talentos do RH
• Monitorar tarefas automatizadas
• Modificar, analisar e validar 

Como implantar o RPA

Agora vamos à parte prática, pois os conceitos já estão bem explicados, certo? Essa tecnologia, diferente do que muitos pensam, pode ser utilizada não só em grandes empresas, mas também em pequenos e médios negócios. Existem algumas etapas importantes que devem ser seguidas para que seja implantado corretamente, confira abaixo!

Identifique as necessidades

A primeira coisa a se fazer é analisar a empresa. Toda mudança e transformação começa após uma boa análise. Verifique os pontos de melhorias dentro da empresa e os processos que poderiam ser automatizados para aumentar a produtividade e trazer mais eficiência geral. 

Que processos podem ser beneficiados? Quais pontos do processo podem ser robotizados sem haver perda da qualidade? Liste todas as tarefas humanas que são realizadas e tem baixo valor agregado ou que constantemente são identificadas como ineficientes quando realizadas pelos humanos. Normalmente serão àquelas tarefas repetitivas que envolvem grande grau de concentração e que são mais suscetíveis de erros humanos. 

Escolha o fornecedor

Tendo isso listado e devidamente documentado é hora de procurar o fornecedor ideal, que seja adequado aos seus negócios e que ofereça um serviço qualificado.

Nós da Akiva Software oferecemos tecnologia de ponta no desenvolvimento dos softwares e personalizamos os projetos de acordo com as necessidades individuais de cada empresa. 

Realizamos o desenvolvimento e implantação do RPA automação no seu negócio, além do acompanhamento para que a transição ocorra da melhor maneira. Também oferecemos treinamentos para equipes e temos um excelente custo x benefício. Solicite uma demonstração.  

Projeto piloto

Após a contratação da empresa fornecedora é hora de iniciar a execução. É indispensável que os colaboradores sejam treinados para que saibam utilizar corretamente o RPA automação. A sua equipe de TI deve estar preparada. 

Toda a implantação do projeto piloto precisa ser documentada para ter como banco de dados para futuras análises e consultas para identificar possíveis problemas e melhorias adicionais. Use essa etapa para testar e solucionar problemas. 

Gerenciamento do ciclo de vida

Por fim, nessa etapa a implementação pode ser considerada bem-sucedida após os últimos ajustes. Agora sua empresa já pode iniciar as mudanças e o gerenciamento das novas estratégias. Com isso, será possível assegurar que as expectativas e resultados sejam alcançados.

Quais as vantagens do RPA automação?

Automatização de tarefas

Se você pretende automatizar as tarefas do seu trabalho você pode contar com um RPA. No caso de um cadastro de clientes, imagine quanto tempo um agente demoraria para realizar o preenchimento campo por campo. Com o RPA automação, você pode deixar o serviço para um robô preencher rapidamente.

Colaboradores mais motivados

Uma vez que os robôs serão responsáveis por realizar as tarefas operacionais e repetitivas, os colaboradores terão mais tempo para se dedicar e desenvolver estratégias e ações que geram mais valor para a empresa, o que irá gerar mais motivação no ambiente de trabalho. 

Aumento da produtividade

Sua empresa se beneficiará do aumento da produtividade com esse novo recurso, além de obter mais engajamento no ambiente de trabalho, o que será refletido nos lucros da empresa e na satisfação do cliente.

Redução de erros

As novas tecnologias são treinadas para desempenhar funções com o mínimo de erros possíveis. Com o RPA, os dados nunca serão esquecidos, omitidos ou copiados de maneira equivocada. 

Análises estruturadas

Um robô RPA é capaz de organizar, compilar e interpretar dados de maneira analítica. Qualquer atividade que realize é armazenada e registrada. Com isso, os tomadores de decisão poderão contar com uma base de dados sólida para desenvolver estratégias mais eficazes e com mais chance de sucesso. 

Redução de custos

O RPA reduz drasticamente os custos de uma empresa, uma vez que economiza-se com contratação de funcionário e terceirização de serviços. À longo prazo a empresa pode começar a perceber uma economia de até 65%. 

Melhora da comunicação

Já pensou em utilizar o RPA para melhorar a comunicação com clientes e parceiros? Também pode fornecer informações de produtos e outros benefícios direto aos clientes de forma automática

Integração com outras ferramentas

Um bom sistema RPA automação permite a integração com outros sistemas como ERP, BPM, aplicativos via nuvem e outros. 

Dicas finais

Lembre-se que, em um primeiro momento, você talvez precise fazer um investimento considerável para obter essa tecnologia, mas coloque na balança se esse investimento irá trazer mais economia à longo prazo, além de melhorar os resultados da sua empresa. 

Apesar da economia à longo prazo ser um ponto importante para decisão, não leve apenas isso em consideração, nem coloque isso como foco principal na hora de implantar o ERP em sua empresa. O principal objetivo deve ser melhorar a sua organização como um todo para que gere resultados genuínos.

Por mais que o RPA seja uma tecnologia enxuta, procure sempre ir aumentando o alcance desse recurso, reavaliando os processos e procurando novas possibilidades de implementação. Ele deve acompanhar a evolução da sua empresa e não permanecer estagnado.

Você sabia do potencial que o RPA tem dentro da sua empresa? Considera implementar essa tecnologia?