É um fato que as tarefas repetitivas tomam um grande tempo das equipes na rotina operacional das empresas, não é mesmo?
Para acabar com esse problema e liberar os profissionais para se dedicarem às questões mais estratégicas dos negócios, foi criada a automação robótica de processos, conhecido pela sigla RPA, que utiliza bots para execução de atividades operacionais e rotineiras.
O uso de softwares robôs para executar tarefas humanas pode facilitar – e muito – o trabalho dos colaboradores das empresas. A adoção da RPA tem crescido consideravelmente nos últimos anos entre organizações de diferentes segmentos. Isso porque ela pode ser aplicada em uma ampla gama de atividades, como responder e-mails automaticamente e monitorar relatórios gerenciais.
Na solução de RPA da Akiva, para que a tarefa seja executada, basta definir as regras de funcionamento da ferramenta. Nossos bots são capazes de simular atendentes humanos de forma inteligente, personalizada e bem mais rápida e eficiente.
Vamos entender na prática? Peguemos como exemplo, um dos nossos clientes da área de Telecom. Na operação deles, inserimos um sistema de RPA desde o início da operação, quando um consumidor entra em contato com a empresa para abrir uma conta e adquirir um chip.
O robô liga para o cliente e, após receber as respostas positivas que precisa, faz login no sistema da operadora, realiza todo o input de informações e gera uma mensagem para o front indicando o processamento com sucesso, ou não, da ativação.
Essa automação permitiu que essa empresa reduzisse uma operação com 300 posições para seis pessoas. Além de garantir que os funcionários se dediquem às atividades que realmente precisam de humanos, o RPA aumenta exponencialmente a velocidade das atividades. No caso dessa empresa de Telecom, o robô realiza os inputs por 24 horas, o que resulta em mais de três mil cadastros por dia.
Não é demais? Isso sem falar na redução de erros por falhas humanas e, consequentemente, de custos. Para ter uma ideia, o robô tem, em média, retenção de 99% das demandas, sem qualquer tipo de erro.
É importante deixar claro, ainda, que esse é apenas um exemplo da usabilidade extensa do RPA. A sua configuração vai variar de acordo com o processo que o cliente deseja automatizar, mas em linhas gerais é possível fazer o processo integrando o RPA com todos os processos e canais de comunicação de uma empresa.
Além disso, na solução de RPA da Akiva, também entregamos ao cliente, todo o monitoramento da ferramenta, mostrando índice de serviço, de coleta, e todos os indicativos para gerar insights valiosos para a tomada de decisão dos clientes.
Já entendeu que precisa do RPA para a sua empresa? Na Akiva você encontra a solução mais completa do mercado. Para conhecer nossos serviços, acesse https://www.akivasoftware.com.br/
Uma solução contact center que pode fazer a diferença para o seu atendimento é a automação de processos. Ela vem ganhando mais força pela sua promessa de melhorar a eficiência dos negócios, tornar os funcionários mais produtivos, além de aumentar os lucros da sua empresa. Que tal?
Apesar dos benefícios do RPA nos negócios, ainda existem alguns gestores que estão em dúvida se o RPA vale ou não o seu tempo e esforço. A automação de processos é uma solução contact center que permite às empresas automatizar tarefas repetitivas e liberar os funcionários para se concentrarem às tarefas mais fundamentais. Além disso, existem inúmeros benefícios na sua implementação, que você verá abaixo.
Como o RPA ajuda nos negócios?
O RPA deu trancos e barrancos desde que surgiu. Ao automatizar tarefas que são operacionais e precisam de pouco ou nenhum envolvimento humano, as empresas podem direcionar sua força de trabalho para funções mais críticas que exigem tomada de decisão e inteligência humana; economizar custos substituindo o potencial humano por uma máquina;
melhorar a produtividade à medida que os robôs realizam mais em menos tempo e minimizar erros. Confira está uma lista completa dos benefícios que a implantação do RPA nos negócios pode trazer:
1. Otimize o uso de recursos
Para obter alta eficiência nas operações comerciais, você precisa eliminar o risco de erros. Esse risco é significativamente elevado em tarefas operacionais, pois os humanos tendem a cometer erros ao realizar atividades repetitivas.
Essas tarefas geralmente são realizadas com menos interesse e, portanto, com menor grau de atenção. Nesses casos, a solução contact center RPA pode ser usada para substituir os humanos e atribuir tarefas mais complexas que envolvem mais atenção e esforço. Ao otimizar o uso de recursos humanos, as empresas podem realizar tarefas significativas com menos resistência e mais motivação dos funcionários.
2. Introduza adaptabilidade e flexibilidade aos processos
A automação de processos é uma ferramenta que tende a introduzir flexibilidade nas operações de negócios. A capacidade dos sistemas RPA de se adaptarem às condições e situações os torna muito úteis em empresas que possuem processos que mudam constantemente ou sofrem ajustes.
Alguns estudos e pesquisas demonstraram que, quando os humanos são requisitados a realizarem algumas mudanças em tarefas diárias repetitivas eles se esquecem de realizar as modificações.
Os programas RPA são instalados nos servidores para combater esse desafio, tornando os processos flexíveis e escaláveis, caso a demanda mude ou o escopo de um processo se expanda.
3. Integre ferramentas
As ferramentas de RPA, juntamente com aquelas de fluxo de trabalho podem transformar as empresas. Ambas as ferramentas não competem entre si como a maioria das empresas acredita.
O programa aguarda um sinal da ferramenta de fluxo de trabalho para executar um trabalho específico e, ao receber a mensagem, os programas executam a tarefa e enviam o processo de volta à ferramenta de fluxo de trabalho, o que otimiza o processo geral.
4. Melhore a comunicação
Substitua as ferramentas de criação de documentos pela solução contact center RPA, pois ele está melhor equipado para executar seus processos críticos de comunicação por meio de sua inteligência.
O RPA pode fazer alterações em documentos simultaneamente e de forma ágil, o que dispensa que essa ação seja realizada por funcionários no modo manual. Esses processos podem garantir que os usuários finais, representantes e trabalhadores de campo recebam as informações mais recentes, sempre.
5. Descubra respostas e gatilhos automatizados
Normalmente, todo sistema RPA possui recursos de agendamento e, embora opere muito além do escopo de um agendador, auxilia os gerentes no agendamento totalmente automatizado e semi-automatizado.
No cenário anterior, ele apenas dispara e responde quando um evento específico ocorre – principalmente uma atividade humana, como um clique. No caso de automação autônoma, ele pode disparar um email ou emitir/atualizar um documento. As empresas podem identificar áreas específicas em suas operações que podem ser total ou parcialmente automatizadas com o uso de respostas.
6- Implemente o RPA sem complicações
A implementação do RPA não requer a configuração de uma API, o que economiza custos e tempo para as empresas. A automação de processos robóticos vem com seu próprio conjunto de interfaces gráficas de usuário – aquelas que são mais fáceis de usar e precisam de pouco conhecimento técnico. Os sistemas RPA podem executar as mesmas operações que os seres humanos realizam, como cliques, pressionar teclas ou botões, na mesma interface do usuário.
7. Capacite a força de trabalho
Quando os robôs realizam tarefas repetitivas, os funcionários trabalham muito mais motivados, uma vez que podem focar em trabalhos que trazem mais valor para a empresa. A satisfação dos funcionários aumenta à medida que realizam trabalhos significativos para a empresa.
À medida que os funcionários assumem tarefas importantes, eles esperam ser reconhecidos, o que contribui para melhorar seus esforços. Isso contribui para um ambiente mais leve de trabalho, além de uma organização com um time engajado que se envolve com a empresa.
Outro benefício indireto da satisfação dos funcionários é que, quando os funcionários estão bem humorados, felizes e satisfeitos, eles dificilmente sentem a necessidade de trocar de emprego, o que reduz a rotatividade de funcionários.
A apreciação e a motivação pelo trabalho foram apontadas como a principal razão de satisfação dos funcionários em vários relatórios e estudos da Boston Consulting Group.
8. Insights e análises
Com robôs trabalhando com dados e análises, há menos riscos de vazamento de dados, informações desatualizadas e análises incorretas. Essa solução contact center ajuda as empresas a analisarem os dados e obterem insights acionáveis com uma taxa de erro mínima.
Os robôs também ajudam a coletar dados em diferentes locais, o que não era viável para humanos. Portanto, um escopo mais amplo de coleta e análise de dados leva a insights mais completos e abrangentes. Enquanto isso, os funcionários podem se concentrar em análises mais complexas que norteiam as principais tomadas de decisões estratégicas no backoffice.
9. Operações sem erros
A automação de processos elimina erros dispendiosos – aqueles que levam a análises falsas e à má tomada de decisões. O RPA ajuda as empresas a introduzirem mais precisão em suas operações e a eliminarem erros em processos repetitivos.
Um benefício desta solução é a inexistência de informações erradas ou ausentes sobre um cliente. Assim, os agentes têm mais facilidade e assertividade para conduzir um atendimento com um cliente. Sabemos como a satisfação do cliente é super importante e, qualquer problema em um atendimento, por menor que seja, pode arruinar toda a experiência do cliente com a sua empresa de telefonia.
10. Dados corporativos seguros
O RPA pode ser integrado a vários aplicativos para aprimorar a segurança dos dados da sua empresa. Essas integrações trazem a garantia de que os aplicativos do cliente não sejam modificados por um robô.
Esse sistema reduz o risco de acesso não autorizado à medida que as funções de negócios utilizam a infraestrutura de segurança já disponível, onde os conceitos de autorização já estão implementados.
Quando se trata de avaliar e analisar as diferentes áreas de transformação, as empresas ou negócios devem reunir métricas relevantes para cada processo, como por exemplo:
Onde fica a maior parte do tempo gasto na conclusão de cada processo?
Quais aplicativos exigem mais tempo e esforço?
Quais atividades ou tarefas realizadas resultam na produção de resultados tangíveis?
De acordo com um relatório do Everest Group, o RPA provavelmente levará a uma redução de custos de quase 65%, com o potencial de registrar dados no nível transacional, possibilitando uma tomada de decisão rápida, precisa e preditiva.
https://akivasoftware.com.br/wp-content/uploads/2020/01/solução-contact-center.jpeg6741400accendahttps://akivasoftware.com.br/wp-content/uploads/2022/04/logo-akiva-cortado-300x142.pngaccenda2020-01-20 13:33:202022-05-18 16:59:39Solução Contact Center: Benefícios da Automação de Processos
Talvez você já tenha ouvido falar em RPA automação, mas não saiba exatamente o que ele pode fazer pela sua empresa. Quando se fala em transformação digital, muitas empresas já ficam alvoroçadas e preocupadas achando que robôs irão começar a transitar pela empresa e substituir os humanos.
Não é bem por aí… Na verdade, a transformação digital tem o intuito de fazer com que seus colaboradores tenham mais eficiência e tempo para desenvolver trabalhos que realmente importam e sejam menos operacionais.
Sua equipe esforçada de colaboradores poderá se empenhar em fazer a diferença realmente para a sua empresa, de maneira criativa e orgânica.
Pensando nisso, a RPA – que significa Robotic Process Automation – aparece como uma inovação tecnológica que automatiza alguns processos da sua empresa com foco em aumentar a produtividade da empresa.
Assim, aquelas tarefas repetitivas que antes não podiam ser realizadas por sistemas por necessitar de tomada de decisão e aprendizado contínuo podem ser finalmente automatizadas, com menos erros. É isso que a tecnologia possibilita.
Essas inovações promovem mais bem estar, agrega mais valor aos colaboradores, mas também aos clientes e ainda ajuda sua empresa a reduzir custos.
O que é RPA?
A sigla RPA significa Robotic Process Automation, que em português seria automação de processos, que utiliza alguns softwares ou “robôs” para realizar certas atividades.
Tem como principal objetivo desenvolver tarefas repetitivas de baixa importância ou consideradas operacionais.
Como funciona?
Basicamente o RPA automação imita a atuação de um ser humano realizando as atividades direto de um computador. Ele tem uma interface intuitiva com recursos de arrastar e soltar, o que permite a definição de sequência de cliques e comandos de uma pessoa ao acessar.
Quais os diferenciais?
Diferente de outras formas de automação, o RPA tem mais flexibilidade, agilidade e capacidade de adaptação de processos quando comparados a outras ferramentas empresariais, sem a necessidade de acompanhamento humano.
Aplicações do RPA automação
Você pode estar se perguntando, agora que já entendeu melhor do que se trata, onde pode usar o RPA automação na sua empresa? Posso usar em quais processos? Para facilitar quais atividades? Pode ser aplicado em tarefas simples como disparo automático de e-mails e outras tarefas mais complexas.
Geralmente ele é mais usado na área de atendimento ao cliente para oferecer mais qualidade e gerar mais satisfação. Existem outras possibilidades, algumas delas estão listadas abaixo:
Registrar atualizações
Verificar pedidos
Abrir histórico de dados de clientes
Cobrança de clientes
Envio de notificações
Atualização de perfis de clientes e funcionários
Encerramento de contas
Geração de relatórios
Realizar cálculos complexos
Gerenciar banco de talentos do RH
Monitorar tarefas automatizadas
Modificar, analisar e validar
Como implantar o RPA
Agora vamos à parte prática, pois os conceitos já estão bem explicados, certo? Essa tecnologia, diferente do que muitos pensam, pode ser utilizada não só em grandes empresas, mas também em pequenos e médios negócios. Existem algumas etapas importantes que devem ser seguidas para que seja implantado corretamente, confira abaixo!
Identifique as necessidades
A primeira coisa a se fazer é analisar a empresa. Toda mudança e transformação começa após uma boa análise. Verifique os pontos de melhorias dentro da empresa e os processos que poderiam ser automatizados para aumentar a produtividade e trazer mais eficiência geral.
Que processos podem ser beneficiados? Quais pontos do processo podem ser robotizados sem haver perda da qualidade? Liste todas as tarefas humanas que são realizadas e tem baixo valor agregado ou que constantemente são identificadas como ineficientes quando realizadas pelos humanos. Normalmente serão àquelas tarefas repetitivas que envolvem grande grau de concentração e que são mais suscetíveis de erros humanos.
Escolha o fornecedor
Tendo isso listado e devidamente documentado é hora de procurar o fornecedor ideal, que seja adequado aos seus negócios e que ofereça um serviço qualificado.
Nós da Akiva Software oferecemos tecnologia de ponta no desenvolvimento dos softwares e personalizamos os projetos de acordo com as necessidades individuais de cada empresa.
Realizamos o desenvolvimento e implantação do RPA automação no seu negócio, além do acompanhamento para que a transição ocorra da melhor maneira. Também oferecemos treinamentos para equipes e temos um excelente custo x benefício. Solicite uma demonstração.
Projeto piloto
Após a contratação da empresa fornecedora é hora de iniciar a execução. É indispensável que os colaboradores sejam treinados para que saibam utilizar corretamente o RPA automação. A sua equipe de TI deve estar preparada.
Toda a implantação do projeto piloto precisa ser documentada para ter como banco de dados para futuras análises e consultas para identificar possíveis problemas e melhorias adicionais. Use essa etapa para testar e solucionar problemas.
Gerenciamento do ciclo de vida
Por fim, nessa etapa a implementação pode ser considerada bem-sucedida após os últimos ajustes. Agora sua empresa já pode iniciar as mudanças e o gerenciamento das novas estratégias. Com isso, será possível assegurar que as expectativas e resultados sejam alcançados.
Quais as vantagens do RPA automação?
Automatização de tarefas
Se você pretende automatizar as tarefas do seu trabalho você pode contar com um RPA. No caso de um cadastro de clientes, imagine quanto tempo um agente demoraria para realizar o preenchimento campo por campo. Com o RPA automação, você pode deixar o serviço para um robô preencher rapidamente.
Colaboradores mais motivados
Uma vez que os robôs serão responsáveis por realizar as tarefas operacionais e repetitivas, os colaboradores terão mais tempo para se dedicar e desenvolver estratégias e ações que geram mais valor para a empresa, o que irá gerar mais motivação no ambiente de trabalho.
Aumento da produtividade
Sua empresa se beneficiará do aumento da produtividade com esse novo recurso, além de obter mais engajamento no ambiente de trabalho, o que será refletido nos lucros da empresa e na satisfação do cliente.
Redução de erros
As novas tecnologias são treinadas para desempenhar funções com o mínimo de erros possíveis. Com o RPA, os dados nunca serão esquecidos, omitidos ou copiados de maneira equivocada.
Análises estruturadas
Um robô RPA é capaz de organizar, compilar e interpretar dados de maneira analítica. Qualquer atividade que realize é armazenada e registrada. Com isso, os tomadores de decisão poderão contar com uma base de dados sólida para desenvolver estratégias mais eficazes e com mais chance de sucesso.
Redução de custos
O RPA reduz drasticamente os custos de uma empresa, uma vez que economiza-se com contratação de funcionário e terceirização de serviços. À longo prazo a empresa pode começar a perceber uma economia de até 65%.
Melhora da comunicação
Já pensou em utilizar o RPA para melhorar a comunicação com clientes e parceiros? Também pode fornecer informações de produtos e outros benefícios direto aos clientes de forma automática
Integração com outras ferramentas
Um bom sistema RPA automação permite a integração com outros sistemas como ERP, BPM, aplicativos via nuvem e outros.
Dicas finais
Lembre-se que, em um primeiro momento, você talvez precise fazer um investimento considerável para obter essa tecnologia, mas coloque na balança se esse investimento irá trazer mais economia à longo prazo, além de melhorar os resultados da sua empresa.
Apesar da economia à longo prazo ser um ponto importante para decisão, não leve apenas isso em consideração, nem coloque isso como foco principal na hora de implantar o ERP em sua empresa. O principal objetivo deve ser melhorar a sua organização como um todo para que gere resultados genuínos.
Por mais que o RPA seja uma tecnologia enxuta, procure sempre ir aumentando o alcance desse recurso, reavaliando os processos e procurando novas possibilidades de implementação. Ele deve acompanhar a evolução da sua empresa e não permanecer estagnado.
Você sabia do potencial que o RPA tem dentro da sua empresa? Considera implementar essa tecnologia?
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